Previous Entry Share Next Entry
Умное планирование с Гантом или как выделить время на отдых в бизнесе?
основное фото
andrey_durov
"Планы бесполезны, планированиебесценно".
Дуайт Д. Эйзенхауэр.

"Перед прочтением – сжечь!"
Из анекдота про Штирлица.

Каждый из нас ежедневно строит много планов в своей голове. Мы стараемся быть успешными, и планируем нашу жизнь и бизнес. Но  могут ли все наши планы успешно воплотиться в жизнь? Далеко не все достигают целей, намного чаще все планы распадаются на куски еще в начале пути. Причин такого краха всего лишь две: судьба и плохое планирование.
О каких планах хочу поговорить сегодня я ? Не о тех, которые пишутся с твердым пониманием того, что они никогда не будут выполнены, и не о тех, что будут забыты сразу после написания. Я хочу поговорить о планах, которые каждый руководитель формально или неформально пишет, чтобы самому по ним потом работать.
Самый дорогой и невосполнимый ресурс для руководителя – это время. Если вы хотите укладываться в сроки выполнения работ, то вам необходимо увязывать все задачи по времени, причем выстраивая их от поздних к более ранним. Желательно, чтобы планирование было наглядным, информация воспринималась комплексно и целиком. Отличным наглядным инструментом планирования является диаграмма Ганта. Это ленточная диаграмма, которая имеет две шкалы: сверху вниз – шкала выполняемых задач, слева направо – временная шкала. Дата "сегодня" является границей, слева от которой выполненные задачи, а справа – предстоящие. На диаграмме наглядно видна взаимосвязь задач друг с другом, взаимосвязи также дополнительно указывают стрелками. Со времен своего появления,  сто лет назад,  диаграмма Ганта стала очень удобным и наглядным инструментом управления проектами. Несмотря на то, что при большом количестве задач диаграмма Ганта становится перегруженной, она остается легким и широкодоступным инструментом планирования.
И все-таки, именно "необыкновенная наглядность" и "простота апельсина" диаграмм Ганта позволяют доступными средствами запланировать, организовать и проконтролировать имеющиеся задачи.
С диаграммами Ганта знакомы все руководители. Даже те, кто их никогда не делал сам, наверняка видели их в чужих руках. Про сами диаграммы и их построение рассказывать не буду, об этом много разнообразнейшей информации в Интернете. Отдаю на откуп пытливому читателю!
Собственно, в чем смысл любого планирования? В том, чтобы просто отделить главное от важного, а потом не забыть его сделать.
1. Диаграммы Ганта это очень удобный чек-лист, бланк контроля и самоконтроля. Она  выявляет циклические и разовые действия и группирует их.
2. Циклические действия разные: есть четкий еженедельный цикл (выделен рамочкой), и есть цикл, который мы можем превратить в фактически разовый. Дизайн рекламы, как в моем примере, может быть сделан один раз на весь год или квартал сразу, также, как и печать.
Диаграмма Ганта
3. Важно эти циклы, которые мы можем не выполнять, как циклы, а сделать один раз, типизировать и поставить " к выполнению", как можно ближе к сегодняшнему дню. Таким образом, возможные опоздания с выполнением в этом случае не будут критично влиять возможный на срыв выполнения акций, избавят нас от авралов, и помогут высвободить время для креатива и разработки новых акций и проч.
4. Повторяющийся без изменений цикл - еженедельный - я выделил рамкой. Как бы мы не меняли содержание мероприятий, он, скорее всего, меняться не будем. Поэтому в новые планируемые мероприятия он переносится простым копированием.
Еженедельный цикл, прежде всего, относится к исполнителям. Их надо выдрессировать на его чёткое выполнение. Ваша задача - контроль четкости и своевременности входа в цикл и выполнения этапов.
5. Логика построения диаграммы Ганта: начинаем от даты готовности. Именно она является основополагающей для расчета даты начала выполнения. А не наоборот. Тогда и формула внутри ячейки будет выглядеть так: ячейка "начало" равна дате окончания минус срок выполнения минус день на "ефрейторский зазор".
6. Конечно, первое время возможны ошибки, связанные с неправильной оценкой времени, необходимого на выполнение той или иной задачи. Со временем, постоянно повторяющиеся действия мы сможем оценивать точно.
7. Получившаяся у нас диаграмма является готовым инструментом планирования. Делаешь сортировку по исполнителю - получаешь список его задач. Берёшь конкретную дату - получаешь задачи на этот день. Ставишь задачи на неделю. И так все время.
8. Диаграмм Ганта также является эффективным инструментом контроля. Критические точки выполнения на диаграмм видны чётко. Берёшь конкретную дату - получаешь список задач и исполнителей на этот день. И имеешь всех оптом и в розницу! J
9. В итоге мы должны придти к тому, что будем планировать и начинать разрабатывать мероприятия за 6 месяцев до их начала. Важно добиться, чтобы выполнение сотрудниками запланированных задач, особенно  в части еженедельных циклов, происходило, как у собак Павлова.
Исходя из всего выше сказанного,  можно сделать вывод: диаграмма Ганта дает возможность синхронизировать и наглядно показать последовательность в выполнении различных работ на разных этапах.
Диаграмма Ганта позволяет:
·         визуально оценить последовательность задач, их длительность и протяженность проекта в целом,
·         сравнивать план и реальность в ходе выполнения заданий, задач и проектов,
·         досконально разобрать процесс выполнения заданий.
Не смотря ни на  что, диаграмма Ганта является стандартным инструментом в работе, в теории и практике управления различными проектами.

?

Log in

No account? Create an account